Geeignete Aufgaben
Welche Aufgaben sich für KI-Automatisierung eignen
Gut geeignet sind Aufgaben, die regelmäßig vorkommen, festen Regeln folgen und deren Ergebnis ein Mensch schnell prüfen kann.
Weniger geeignet sind Entscheidungen mit großer Tragweite oder Aufgaben, bei denen jeder Fall anders ist. Auch das sagen wir Ihnen offen.
Zum Beispiel
- E-Mails sortieren, zusammenfassen und Antworten vorbereiten
- Angebote, Texte und Protokolle entwerfen
- Angaben aus Rechnungen, Formularen oder Lieferscheinen übernehmen
- Anfragen vorsortieren und an die richtige Person weiterleiten
- Interne Anleitungen und Informationen schneller auffindbar machen
- Aufgaben und Termine aus E-Mails oder Besprechungen anlegen
Beispiele
Anwendungsbeispiele aus dem Büroalltag
Mögliche Szenarien – was in Ihrem Betrieb sinnvoll ist, klären wir gemeinsam.
Szenario
E-Mail-Eingang
Anfragen im gemeinsamen Postfach werden nach Thema sortiert. Ein KI-Agent bereitet Antwortentwürfe vor, Ihr Team prüft und versendet.
Szenario
Besprechungen
Aus Notizen entsteht ein strukturiertes Protokoll mit Aufgabenliste, die direkt in Microsoft Planner landet.
Szenario
Dokumente
Angaben aus eingehenden Rechnungen oder Formularen werden ausgelesen und in eine Tabelle übertragen. Sie prüfen nur noch Auffälligkeiten.
Werkzeuge
Das passende KI-Werkzeug auswählen
Es gibt nicht „die eine“ KI. ChatGPT, Claude, Grok und Microsoft Copilot haben unterschiedliche Stärken – etwa beim Schreiben, beim Auswerten langer Dokumente oder bei der Arbeit in Microsoft 365.
Wir wählen das Werkzeug nach Ihrer Aufgabe, Ihrer vorhandenen Software und Ihren Anforderungen an den Datenschutz aus.
Automatisierung & Agenten
KI mit Ihren Programmen verbinden
Für automatische Abläufe verbinden wir KI mit den Programmen, die Sie bereits nutzen – etwa E-Mail, Tabellen oder Ihrer Dateiablage. Dafür setzen wir unter anderem die Automatisierungsplattform n8n ein.
KI-Agenten – etwa auf Basis von Claude oder Grok – gehen einen Schritt weiter: Sie erledigen mehrstufige Aufgaben selbstständig, zum Beispiel eine Anfrage lesen, die nötigen Informationen zusammentragen und einen Antwortentwurf vorbereiten.
Vorgehen
Klein starten: Ihr erster KI-Anwendungsfall
Am Anfang steht ein kostenloses Erstgespräch. Danach gehen wir in vier Schritten vor:
01
Aufgabe auswählen
Wir suchen gemeinsam eine Aufgabe, die häufig vorkommt und klar abgegrenzt ist.
02
Ist-Ablauf aufnehmen
Wie wird die Aufgabe heute erledigt, wie lange dauert sie, und wo passieren Fehler?
03
Umsetzen und testen
Wir bauen die Lösung und testen sie mit echten Beispielen aus Ihrem Alltag.
04
Gemeinsam bewerten
Spart die Lösung Zeit, und stimmt die Qualität? Danach entscheiden Sie, ob wir sie ausweiten, anpassen oder verwerfen.
Sicherheit
Menschliche Prüfung und Umgang mit Unternehmensdaten
KI kann sich irren. Deshalb legen wir für jeden Ablauf fest, an welcher Stelle ein Mensch das Ergebnis prüft und freigibt – besonders bei allem, was an Kunden oder Behörden geht.
Bevor Unternehmensdaten verarbeitet werden, klären wir, welche Daten in welches Werkzeug dürfen. Wir prüfen die Datenschutz-Einstellungen und Vertragsbedingungen des jeweiligen Anbieters und stellen einfache Regeln für Ihr Team auf. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Einführung & Betreuung
Einführung und Betreuung
Ihr Team lernt – vor Ort oder online –, die neuen Abläufe und KI-Werkzeuge sicher zu nutzen. Wenn sich Abläufe ändern oder neue Ideen entstehen, passen wir die Automatisierung an: nach Bedarf oder mit einem festen Betreuungspaket.
Sie haben eine Aufgabe, die Sie jeden Tag Zeit kostet? Im kostenlosen Erstgespräch prüfen wir, ob sich KI dafür eignet.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur KI-Prozessautomatisierung
Welche Aufgaben lassen sich mit KI automatisieren?
Vor allem wiederkehrende Aufgaben mit klaren Regeln: E-Mails sortieren, Texte und Protokolle entwerfen, Daten aus Dokumenten übernehmen oder Anfragen weiterleiten. Im Erstgespräch prüfen wir, welche Aufgaben bei Ihnen infrage kommen.
Welche KI ist die richtige: ChatGPT, Claude, Grok oder Copilot?
Das hängt von der Aufgabe ab. Wer viel in Microsoft 365 arbeitet, profitiert oft von Copilot. Für Texte oder lange Dokumente können ChatGPT oder Claude besser passen. Wir testen mit Ihnen, was zu Ihren Abläufen passt.
Was ist ein KI-Agent?
Ein KI-Agent erledigt mehrstufige Aufgaben selbstständig, zum Beispiel Anfragen vorsortieren, Daten zwischen Programmen übertragen oder Entwürfe vorbereiten. Wir legen gemeinsam fest, welche Schritte der Agent allein erledigt und welche Ihr Team freigibt.
Lässt sich KI datenschutzbewusst einsetzen?
Mit passenden Einstellungen, geeigneten Anbietern und klaren Regeln für Ihr Team: ja. Wir zeigen Ihnen, welche Daten in welches Werkzeug dürfen. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Brauchen wir dafür teure Software?
Nicht unbedingt. Oft reichen vorhandene Werkzeuge oder günstige Abos. Wir empfehlen nur, was sich für Sie rechnet.
Ersetzt KI unsere Mitarbeitenden?
Nein. KI nimmt Ihrem Team Routinearbeit ab. Entscheidungen und die Verantwortung für Ergebnisse bleiben bei Menschen.