Ausgangslage
Wo in der Kanzlei heute die Zeit verloren geht
Belege, Verträge und Mandantendaten stecken in DATEV und im DMS. Wer etwas braucht, klickt sich durch – und für den Überblick über den ganzen Mandantenbestand braucht es Exporte und Excel-Listen, die schnell veralten.
Gleichzeitig binden Verbuchen, Rückfragen und Standardbriefe genau die Fachkräfte, die für die Beratung fehlen. Hier setzt die KI-Kanzlei an: Ihr Team fragt, die KI sucht, rechnet zusammen und bereitet vor.
Typische Zeitfresser
- Informationen in DATEV und im DMS zusammensuchen
- Exporte und Excel-Listen für den Überblick über alle Mandanten
- Eingangsrechnungen kontieren und verbuchen
- Offene Posten und Buchungsstände für Rückfragen nachschlagen
- Standardbriefe an Mandanten schreiben und ablegen
- Neue Mitarbeitende in Abläufe und Arbeitsanweisungen einarbeiten
Im Alltag
Einfach fragen statt suchen
Ihr Team stellt Fragen in normaler Sprache. Die KI antwortet aus Ihrem DATEV-Bestand und bereitet Routinearbeit vor.
Mandantenbetreuung
Telefonat vorbereiten
„Gib mir einen Überblick zu Mandant Müller, er ruft gleich an.“ Die KI zeigt Kontaktdaten, Zuständigkeit, offene Posten und Buchungsstand auf einen Blick. Fragen zu Umsatz oder BWA beantwortet sie direkt, ohne Export.
Buchhaltung
Belege verbuchen
„Verbuche diese Rechnung bei Mandant Weber.“ Die KI schlägt die Kontierung aus der Buchungshistorie vor. Der Buchungsstapel geht erst nach Ihrer Bestätigung nach DATEV – unfestgeschrieben und mit Link zum Beleg.
Kanzleiorganisation
Rückstände im Blick
„Bei welchen Mandanten hängt die Buchhaltung hinterher?“ Buchungsstand, Frühwarnliste aus der BWA und Kennzahlenvergleich über alle freigegebenen Mandanten – als Anlass für ein Gespräch, bevor es eng wird.
So funktioniert es
Ein KI-Arbeitsplatz, sicher mit Ihrem DATEV verbunden
Ihr Team arbeitet in Langdock, einem KI-Arbeitsplatz mit Servern in der EU. Die Verbindung zu DATEV stellt MCP for DATEV her: Darüber erreicht die KI Stammdaten, Rechnungswesen und Dokumente – nur bei den Mandanten, die Sie freigeben.
DATEV bleibt, wie es ist. Sie brauchen kein Pflichtenheft und keine neue Buchhaltungssoftware – Ihr Team bekommt nur eine neue Art, damit zu arbeiten. Wie wir KI auch außerhalb von DATEV einsetzen, lesen Sie unter KI-Beratung & Prozessautomatisierung.
Zwei Pakete für den Start
Basis und Professional
Basis: KI-Arbeitsplatz einrichten, DATEV sicher verbinden, Rechte und Mandanten-Freigaben festlegen. Dazu drei Assistenten – Mandantenakte und offene Posten, Dokumentensuche, Belegverbuchung – und zwei Stunden Schulung für Ihr Team.
Professional: alles aus Basis, dazu kanzleiweite Auswertungen, Briefe auf Ihrem Kanzleibriefpapier und ein Wissensassistent für Ihre Arbeitsanweisungen. Auf Wunsch betreuen wir alles laufend weiter.
Ablauf
In vier Schritten zur KI-Kanzlei
Kein großes IT-Projekt: Nach der Demo begleiten wir Sie von der Registrierung bis zum ersten Arbeitstag mit der KI.
01
Demo
30 Minuten am Bildschirm, mit Ihren Fragen – kostenlos und unverbindlich. Danach wissen Sie, was die KI für Ihre Kanzlei übernehmen kann.
02
Registrierung und Einrichtung
Sie buchen die Lizenzen direkt bei den Anbietern, wir begleiten jeden Schritt. Danach richten wir Verbindung, Rechte, Assistenten und Vorlagen ein.
03
Schulung
Zwei Stunden für Ihr Team, vor Ort oder online, dazu Kurzanleitungen für den Alltag.
04
Betreuung
Wir pflegen Assistenten und Vorlagen, binden neue Mitarbeitende ein, helfen bei Fragen und sehen das Audit-Log quartalsweise mit Ihnen durch.
Sicherheit & Berufsrecht
Ihre Mandantendaten bleiben geschützt
Die KI sieht nur die Mandanten, die Sie freigeben. Jeder Zugang ist einer Person in Ihrer Kanzlei zugeordnet und entweder lesend oder schreibend. Jede Abfrage und jede Anmeldung wird protokolliert und lässt sich filtern.
Die DATEV-Verbindung läuft auf EU-Infrastruktur, Langdock auf Servern in der EU mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a StBerG schließen Sie bei der Registrierung direkt ab. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Unser Grundsatz
Die KI bereitet vor – Sie geben frei
Jede Änderung wird als Plan mit Vorschau vorbereitet: Sie fragen, prüfen den Vorschlag und bestätigen. Erst dann schreibt die KI nach DATEV – ob Buchungsstapel, Stammdaten oder Brief.
Sehen Sie die KI-Kanzlei in einer Demo: 30 Minuten, kostenlos und unverbindlich – mit Ihren eigenen Fragen.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur KI in der Steuerkanzlei
Müssen wir DATEV umstellen?
Nein. DATEV bleibt, wie es ist. Die Verbindung wird bei der Registrierung direkt bei DATEV freigegeben, und Ihr Team arbeitet weiter mit den gewohnten Programmen.
Sieht die KI alle Mandanten?
Nein, nur die Mandanten, die Sie freigeben. Alle anderen tauchen weder in Suchen noch in Auswertungen auf. Zusätzlich legen Sie je Person fest, ob sie nur lesen oder auch schreiben darf.
Bucht die KI selbstständig?
Nein. Die KI macht einen Kontierungsvorschlag aus der Buchungshistorie. Buchungsstapel gehen erst nach Ihrer Bestätigung und unfestgeschrieben nach DATEV. Das gilt für jede Änderung, auch für Stammdaten und Briefe.
Ist das mit der Verschwiegenheitspflicht vereinbar?
Steuerberater dürfen Dienstleister nach § 62a StBerG einbinden, wenn diese sorgfältig ausgewählt und zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Die Verschwiegenheitsvereinbarung schließen Sie bei der Registrierung direkt ab. Dazu kommen Server in der EU, ein Auftragsverarbeitungsvertrag und ein Audit-Log für jeden Zugriff. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Was brauchen wir dafür?
Ihr DATEV-System sowie Lizenzen für Langdock (je Nutzer) und MCP for DATEV (je DATEV-System). Die Lizenzen buchen Sie direkt bei den Anbietern – wir helfen bei der Registrierung und richten alles ein.
Was passiert, wenn wir aufhören?
Zugänge lassen sich einzeln widerrufen. Zwischengespeicherte Kennzahlen werden beim Abschalten sofort gelöscht.